Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le site et le service est :

Lorsque l'utilisateur professionnel saisit dans NegoDesk des données relatives à ses propres clients, prospects ou vendeurs particuliers, il agit généralement en qualité de responsable de traitement autonome pour ces données. NegoDesk intervient alors comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, dans la limite des fonctionnalités d'hébergement et de traitement technique.

2. Contact données personnelles

Pour toute question relative à la protection des données ou pour exercer vos droits, contactez notre point de contact dédié : privacy@negodesk.com.

Nous nous efforçons de répondre dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable de deux (2) mois supplémentaires en cas de complexité, conformément à l'article 12 du RGPD.

3. Champ d'application

Cette politique s'applique :

• aux visiteurs du site marketing NegoDesk ;
• aux utilisateurs inscrits et aux membres d'équipe invités (offre Empire) ;
• aux personnes contactant le support ou le formulaire de contact ;
• aux prospects ayant demandé une démonstration ou un essai gratuit.

Les sites ou services de tiers accessibles via des liens depuis NegoDesk sont régis par leurs propres politiques.

4. Données collectées

Selon votre utilisation du service, nous sommes amenés à traiter les catégories de données suivantes :

Nous ne collectons pas sciemment de données dites « sensibles » au sens de l'article 9 du RGPD, sauf si vous choisissez de les inclure dans des champs libres (ce qui est déconseillé).

5. Finalités et bases légales

6. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux équipes habilitées de NegoDesk (support, technique) dans la stricte limite de leurs missions.

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, avec lesquels des garanties contractuelles appropriées sont mises en place (DPA, clauses types le cas échéant) :

• Supabase — hébergement base de données PostgreSQL, authentification, stockage de fichiers, fonctions serverless.
• Stripe — paiement par carte, gestion des abonnements et portail client.
• Vercel / IONOS — hébergement et diffusion du site selon l'environnement de production.
• OpenAI (ou prestataire équivalent) — traitement des requêtes des modules d'intelligence artificielle (coach négociation), lorsque l'utilisateur utilise ces fonctionnalités.
• Google — authentification OAuth et, le cas échéant, polices Google Fonts.
• jsDelivr / CDN — chargement de bibliothèques JavaScript open source.

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers.

7. Transferts hors Union européenne

Certains sous-traitants peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l'Espace économique européen (notamment États-Unis).

Lorsque c'est le cas, NegoDesk s'assure que des garanties appropriées sont mises en place :

• clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• décision d'adéquation, le cas échéant ;
• mesures complémentaires techniques et organisationnelles lorsque requis par la jurisprudence récente.

Une copie des garanties pertinentes peut être obtenue sur demande à privacy@negodesk.com, sous réserve de confidentialité commerciale.

8. Durées de conservation

• Compte actif — pendant toute la durée de la relation contractuelle.
• Compte inactif / résilié — suppression ou anonymisation dans un délai maximal de trente-six (36) mois après la dernière activité, sauf obligation légale ou litige en cours.
• Données de facturation — dix (10) ans à compter de la clôture de l'exercice comptable (obligation légale).
• Logs techniques et sécurité — douze (12) mois maximum, sauf incident nécessitant une conservation prolongée.
• Demandes au support — trois (3) ans à compter du dernier échange, sauf litige.
• Prospection (consentement) — trois (3) ans à compter du dernier contact ou jusqu'au retrait du consentement.
• Échanges IA (coach) — conservés le temps nécessaire à la session et à l'amélioration du service, dans la limite des paramètres techniques et contractuels du prestataire IA.

À l'issue de ces délais, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

9. Mesures de sécurité

NegoDesk met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• chiffrement des communications (HTTPS/TLS) ;
• authentification sécurisée (mots de passe hashés, OAuth, jetons de session) ;
• cloisonnement logique des comptes clients (multi-tenant) ;
• contrôle d'accès restreint aux environnements de production ;
• sauvegardes régulières côté hébergeur ;
• surveillance des accès et journalisation des événements de sécurité.

Aucune mesure n'offrant une sécurité absolue, l'Utilisateur doit également protéger ses identifiants et signaler toute suspicion de compromission.

10. Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès — obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification — corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement — dans les limites prévues à l'article 17 du RGPD.
• Droit à la limitation — demander la suspension temporaire d'un traitement.
• Droit d'opposition — notamment pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime ou la prospection.
• Droit à la portabilité — recevoir vos données dans un format structuré, lorsque le traitement est automatisé et fondé sur le contrat ou le consentement.
• Retrait du consentement — à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur.
• Directives post-mortem — définir le sort de vos données après votre décès (France).

Pour exercer vos droits : privacy@negodesk.com. Une pièce d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.

11. Cookies et traceurs

11.1 Cookies strictement nécessaires

Un cookie ou jeton de session (Supabase Auth) est déposé pour maintenir votre connexion au Service. Ce traceur est indispensable au fonctionnement demandé et ne requiert pas de consentement préalable.

11.2 Cookies optionnels

Des traceurs de mesure d'audience ou marketing peuvent être proposés sur le site marketing. Lorsqu'ils ne sont pas strictement nécessaires, ils ne sont déposés qu'après votre consentement via le bandeau cookies.

11.3 Gestion

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via le bandeau ou les paramètres de votre navigateur. Le refus de certains cookies peut limiter certaines fonctionnalités non essentielles.

11.4 Polices et CDN

Le chargement de polices Google Fonts ou de scripts via CDN peut entraîner la communication de votre adresse IP au fournisseur concerné. Nous limitons ces appels aux ressources utiles au Service.

12. Mineurs

Le Service s'adresse à des professionnels et n'est pas destiné aux personnes de moins de dix-huit (18) ans. Nous ne collectons pas sciemment de données relatives à des mineurs. Toute donnée identifiée comme telle sera supprimée dans les meilleurs délais.

13. Modifications de la politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique pour refléter l'évolution du Service, de nos pratiques ou des exigences légales. La date de dernière mise à jour figure en tête de document. En cas de modification substantielle, les utilisateurs enregistrés pourront être informés par e-mail ou notification in-app.

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente :